Что нужно для организации эффективной удаленной работы, как у айтишников

Антон Уткин и Ната Покровская

Привет, мы — Антон и Ната из московской студии Lateral Summer, которая делает интерактивное кино и VR. Друзья знают нас как компактную распределенную команду, которая много всего успевает и применяет в гуманитарной сфере IT-технологии. С началом весеннего карантина нас постоянно просили поделиться своим опытом и лайфхаками — как творческим коллективам работать в новой домашней реальности, как все успевать и по дороге не поехать кукухой. Сейчас, когда столько людей вновь рассаживаются работать по домам, эти рекомендации опять становятся актуальными.  

КАКОЙ У НАС ПЛАН

1

Примите за истину: вы не в домике на выходные. Новый образ жизни с нами надолго и останется даже после пандемии. Многие бизнесы и даже целые индустрии откажутся от многих nice to have вещей:

  • от неэффективных личных встреч на 15 человек;
  • от постоянных перекуров по поводу и без;
  • от полуторачасовых обедов с плавным уходом под вечер и домой;
  • от креативных стратегов, бренд-коучей, фасилитаторов и прочих приятных людей, которые украшают собой офис, но не делают ничего особенно полезного;
  • кстати, многие офисы тоже уйдут — у нас он недолго был пять лет назад и больше как будто не нужен.

2

Вот что поменялось:

  • Во-первых, как вы уже поняли, с переездом домой свободного времени не стало больше. Пара часов, которая уходила на дорогу, съедается готовкой и другими заботами по дому, ведь вещи, на которые раньше можно было забить, выключив свет, теперь на него лезут.
  • Во-вторых, работать начинаешь больше, потому что не отходишь от компьютера. Есть реальный риск урабатываться в ночь — поэтому планируйте перерывы
  • В-третьих, работайте с теми, кто умеет работать удаленно, — то есть давно уже выбрался из офисного рабства и поменял географию. Так, например, работает звукорежиссер Сергей на нашем последнем проекте — мы с ним ни разу в жизни не виделись, и неизвестно, когда увидимся, но, кажется, впереди нас ждет много прекрасных совместных проектов. Будьте как Сергей, который успевает и на бокс, и на пляж, и вовремя сдать нам все стереомиксы.

3

Вас спасет четкая организация работы — своей и командной.

4

Неохота быть капитанами Очевидность, потому что про всё это давно написаны полезные книги. Мы рекомендуем книжки основателей компании Basecamp Джейсона Фрайда и Дэвида Хайнемайера Хенссона. Им можно верить, потому что это не очередные авторы мутной бизнес-молодости, а четкие ребята, которые много лет работают распределенно, и пилят один из самых популярных инструментов для командной работы на планете. Он тоже называется Basecamp. Начать можно с их книги «Remote. Офис не нужен».

5

И — да, читайте книги, там давно все написано. Работать по инерции уже не получится.

ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ ДЛЯ СЕБЯ

1

Определите свои рабочие часы и договоритесь об этом с командой.

2

Составляйте план работы на день, не преувеличивая свои возможности. Хорошую схему предлагает Александр Молчанов — автор первой в России сценарной онлайн-школы, наш педагог и друг. Он говорит, что надо делить работу на блоки. Например:

— коммуникaция (письма, созвоны);
— творчество
— технические задачи
— бытовуха

3

Есть ощущение, что бумажный ежедневник — он же bullet journal — сейчас лучше личного органайзера в компьютере или телефоне, потому что это лишний повод отойти от компьютера…

4

…но это только ощущение, потому что кому-то удобнее автоматические ремайндеры. Найдите вариант, который вам больше подходит, — это может занять время, но это — обязательно.

5

Организуйте удобное рабочее место — не уютное и мягкое, а рабочее кресло, за которым вы будете сидеть с прямой спиной.

6

Занимайтесь спортом: бег, йога, силовые тренировки с тренером онлайн или прогулки. Если вы думаете, что времени на спорт нет, вспомните, что еще недавно час или два в день вы тратили на дорогу. Спорт заряжает энергией, это важно.

7

Не работайте в «нерабочие часы». Соблазнительно начинать работать, как только откроешь глаза, и заканчивать, когда уже засыпаешь. Если не будете отдыхать, то выгорите и будете хуже работать.

8

Обязательно запланируйте обед, желательно — часовой. Мы используем «текущий обед», как в кинопроизводстве, когда нет времени на общий обед по регламенту, и каждый выбирает время обеда сам, по собственной загруженности.

9

Важно, чтобы во время обеда вы переключились, для этого можно:

  • выйти из дома и пройтись по близлежащему парку;
  • постоять в планке;
  • заказать доставку;
  • успеть приготовить или разогреть что-то несложное.

10

Ставьте профессиональные цели и задачи на день, неделю, месяц, чтобы знать, к чему вы стремитесь. И не забывайте их актуализировать и корректировать.

11

Обсудите с семьей и собакой новый распорядок дня.

ДЛЯ КОМАНДЫ

1

Заведите систему смыслооборота. У нас в нее входят следующие приложения и сервисы:

  • Trello (менеджер задач);
  • Slack (рабочий чат);
  • Dropbox (файлохранилище);
  • Dropbox Paper (совместная работа над документами).

2

Заведите рабочий чат, где будет только работа. Лучше всего — Slack или аналог, потому что в том же телеграме рабочая переписка окружена веселыми канальчиками, в которых смыслы тут же потеряются.

3

Заведите инструмент для управления проектами. Наш выбор — Trello. Это особенно важно, чтобы знать загрузку друг друга — сейчас и так тяжеловато, так что давайте не будем провоцировать рабочие конфликты из-за нереалистичных сроков и объемов работы. Да, и помните, что если нет дедлайна — нет задачи.

4

Настройте групповой календарь. Делается это через CalDAV — сетевой протокол синхронизации календарных событий (если не можете, попросите своего айтишника). Например, у нас это организовано так:

  • мы завели публичный сервис календарей (у нас это «Яндекс.Календарь», но можете попробовать и Google Calendar) — придется повозиться, но вообще есть подробные инструкции, да и поддержка вам поможет, пусть и не быстро;
  • у каждого участника команды локальный клиент синхронизируется с этим сервисом через CalDAV (у одного из нас Fantastical для iOS и macOS, у всех остальных — обычный Apple Calendar);
  • и теперь любое календарное событие, заведенное одним членом команды, автоматически появляется у остальных и наоборот — и всё это можно делать в три касания экрана телефона на бегу.

5

В работе с текстом, а это все-таки наша основа основ, мы используем Dropbox Paper и то, что коллеги из Яндекса называют «декомпозиция», — по каждой новой задаче составляем сверхкраткий сухой список пунктов с подпунктами. Все, вы больше не боитесь белого листа, потому что он не белый, а у вас есть опорные точки для дискуссии.

Вы сейчас читаете такую декомпозицию из пунктов и подпунктов. Это удобно — из нее легко сделать список задач и затем пройтись по нему, вычеркивая выполненное.

Разметка markdown, которую использует Paper и которую очень любят сотрудники IT-компаний, позволяет не отвлекаться на рюши и работать со структурой текста. Этим Paper лучше Google Docs, который имитирует работу обычного офисного пакета.

Еще есть Notion — он для заведения и распределения информации еще более классный, но нашей команде, которая постоянно меняет очертания, он не подходит по ценовой политике. Возможно, вам подойдет.

6

Выберите подходящий вам видеочат:

  • Skype привычен, но с годами превратился в толстое неповоротливое чудище.
  • Zoom временно бесплатен и переживает бурный рост. Большинство встреч мы проводим там.
  • Google Meet тоже понравился.
  • Для созвонов 1:1 мы используем FaceTime Audio, там удивительным образом чистейший звук. Но понятно, что далеко не все находятся в экосистеме Apple.

7

К сожалению, не все вопросы можно решить онлайн — для срочной отправки оригиналов документов подыщите заранее курьерские службы с удобными вам условиями. В зависимости от контекста и срочности мы пользуемся:

  • Pony Express;
  • «Пешкариками»;
  • и «Яндекс. Такси» в режиме доставки.

Если все хорошо — дайте курьеру на чай, как завещал гений Кодзима.

8

Договоритесь о рабочих часах и выходных! Соотнесите личные рабочие часы (см. выше) с рабочими часами команды.

  • хорошо, если они перекрываются хотя бы на треть, если вы работаете в другом часовом поясе;
  • лучше, если наполовину;
  • идеально, если на 2/3.

Допустим, у нас, если задача создана в субботу после обеда, это означает, что дедлайн по ней может быть не раньше вечера понедельника.

Воскресенье (или любой другой день по вашему общему выбору) — священный выходной, за исключением форс-мажоров. Правда, теперь, как в фильме «Начало», у нас всех будут форс-мажоры внутри одного большого форс-мажора.

9

Поддерживайте друг друга. Устраивайте вечеринки в видеочате. Можно вместе с игристым, а можно по ЗОЖу постоять вместе в планке или «собаке».

СИНХРОНИЗИРУЙТЕСЬ!

Этот раздел должен был называться «встречи и звонки», но вы поняли.

Синхронизироваться внутри команды нужно минимум раз в неделю, чтобы соотнести постепенно «съезжающие» внутренние часы каждого члена команды и выровнять биение общего сердца. Никто из нас не камертон, и сила мы только вместе. Не стесняйтесь признаваться, что вам тяжело, и просить помощи.

Встреча в нашей реальности нужна, чтобы снять актера, записать его в студии, короче, сделать что-то, что категорически невозможно исполнить онлайн.

И оказывается, что 90% вещей можно провести онлайн. Иногда можно перенести в онлайн то, что, казалось бы, совсем не переносится. Например, упражнение «режиссер, руководящий звукозаписью через Skype» мы впервые опробовали в 2014-м и, кажется, на днях повторим.

Что нужно, чтобы синхронизироваться:

1

Составьте план звонка (что? да!), огласите его заранее, прикиньте его продолжительность и внесите его в расписание.

План нужен, чтобы вы четко знали, с чем вы приходите на звонок; что именно вы обсуждаете, с чем вы выходите — обычно это:

  • какой-то промежуточный результат;
  • план на домашку;
  • план на следующий созвон.

2

Убедитесь, что кто-то из участников созвона ведет протокол беседы и записывает основные моменты. Мы обычно перед звонком открываем проектный документ в Paper и вносим все туда в отдельный подраздел, куда смотрят все участники, а затем асинхронно растаскиваем смыслы из записанного по общей декомпозиции.

3

Интернет! Имейте два работающих канала связи. Сейчас это легко: кинули стомегабитный OnLime и завели Yota на сравнительно новом телефоне, куда можно оперативно переподключить компьютер, если проводной канал лег под натиском соседских просмотров Pornhub.

4

Неловко говорить об этом в 2020-м, но оснастите себя нормальной техникой. Если на звонке на много человек где-то что-то хрюкает, стучит, слышно эхо или голос как из унитаза — зуб даем, что это чей-то старый и любимый, как домашние тапочки, PC-ноутбук, подыхающий от износа и вирусов. Если вы работаете в творческих индустриях, вы можете позволить себе MacBook (Air/Pro), если вам кажется, что нет, — прозрейте на Avito. На маках всегда все классно работает…

…за вычетом фронтальной камеры у ноутбуков, которая исторически, прямо скажем, невзрачная. Она в целом нормальная для технических созвонов, но, если вы ведете видеоподкасты или пишете много видео с собой в кадре, взгляните на старшие модели веб-камер Logitech — они очень окей. Впрочем, на созвонах большой группой видео лучше выключать, чтобы сохранить качество связи.

Наушники с шумоподавлением обязательны, если вы хотите созваниваться с улицы:

  • маленькие AirPods Pro;
  • большие Bose;
  • или Beats, Sony — выбор за вами.

5

Выберите тихое и равномерно освещенное место. Если звонок ответственный, всегда звоните из дома. Если нет и вас смогут прикрыть ваши коллеги — можете попробовать и с улицы.

6

Заведите будильник за 10 минут до звонка. Чтобы успеть пописать, помыть руки, налить кофе — опять же, странно про все это писать в 2020-м, но вы не представляете, сколько людей в начале созвона ерзает по 10 минут, в спешке настраивая свое рабочее место.

7

Модерируйте беседу, чтобы никто не растекался мыслью вширь. — когда не видно лиц товарищей, легко скатиться в болтовню. Всегда есть место шутке и краткому офтопику. Главное, чтобы этот small talk не отъедал время от действительно важной дискуссии.

ЛИЧНЫЕ ЛАЙФХАКИ

Напоследок мы составили списки личных лайфхаков и попросили наших продюсеров Алю Береславцеву и Злату Ермакову их дополнить своими.

АНТОН

Я — сова, мне так удобнее, поэтому я стараюсь не оставлять срочных нерешенных вопросов на утро.

Мне нужно пару часов на «разгон»:

  • проснуться;
  • заварить кофе;
  • постоять в планке;
  • записать пришедшие ночью мысли;
  • принять душ.
  • есть соблазн сразу же рвануться отвечать на чаты и работу, но нет, в работу надо входить постепенно — и выходить, кстати, тоже!

Мне удобнее не бумажный ежедневник, а гибрид из:

  • корпоративного календаря («Яндекс. Календарь», синхронизация через CalDAV в Fantastical на все мои iOS и macOS-устройства);
  • личного календаря там же;
  • Apple Notes (кстати, они могут быть групповыми — вы знали?);
  • заметок в Trello.

Fantastical крут: ты тыкаешь в нужный день, пишешь что-то вроде «16 Окоп», мотаешь и переключаешь календарь в командный, и все — вся команда знает, что в нужный день у нас синхронизация по проекту с названием «Окоп» (кстати, реальное название проекта, который мы сейчас делаем).

Если завтра надо сделать что-то конкретное и важное, но мелкое, я с вечера просто завожу нужный будильник с пометкой.

Вечером удобно отправить всех спать и пару часов помедитировать на долгоиграющие идеи, завиральные проекты, что-то большое и красивое, а вот с утра лучше разбирать сложный материал (сценарии), сделать декомпозицию очередной задачи, вычитать смету, etc.

НАТА

  • Золотое слово «режим». Это я поняла еще два с лишним года назад, когда у меня появилась дочь. Даже если вы сова от природы, ложитесь и вставайте в одно и то же время, и вы удивитесь, насколько легче станут утренние подъемы. Определите свой режим, согласуйте с коллегами и не уклоняйтесь.
  • Я пользуюсь всеми приложениями для управления процессами, но бумажный ежедневник для меня — лучший способ отойти от компьютера и сосредоточиться. Свожу в него все личные и рабочие дела и обязательно вычеркиваю сделанное, а если сделала что-то вне графика — вписываю. Это помогает отделаться от ощущения, что ты фигачил весь день, а результата нет. Туда же заношу задачи на неделю, и на развороте ежедневника у меня всегда есть вид «с высоты птичьего полета». Вообще же, любая аналоговая деятельность, хоть мытье посуды, будет вас поддерживать.
  • Полезно иметь под рукой список дел, которые можно выполнять, когда голова не работает, и перебиваться на них от задач, требующих творческого усилия: переводить простые тексты, писать списки, наводить порядок в документах или вещах, подбирать картинки к презентации.
  • Я долго к этому шла, но теперь не испытываю чувства вины, когда понимаю, что сегодня не смогу что-то доделать, и переношу эту задачу на следующий день (при условии, конечно, что дедлайн тоже завтра). Сюрприз! С утра задача делается легко, быстро и в срок.
  • Познакомила команду с радостью наушников с шумоподавлением, но хочу сказать: внимательно подбирайте модель, если собираетесь проводить в них помногу времени. Airpods Pro красивенькие и отлично глушат внешние звуки, но лично я бы не смогла носить их подолгу, поэтому радуюсь любимым Bose QC 35, которые все сравнивают с домашними тапочками.
  • На звонках у меня проблема: если визуальный канал восприятия ничем не занят, я тут же отвлекаюсь. Нашла решение: можно делать несложные вещи типа очистки почтового ящика, или, на худой конец, тыкаться в свои доски на пинтересте.

ЗЛАТА

Я стараюсь днем выходить на пробежку или прогулку на час. Это помогает структурировать мысли, точнее сформулировать идеи или придумать решение проблемы.

Итоги встречи, обсуждения проекта, мысли: все, что фиксирую быстро, я записываю в Paper или личные сообщения самой себе в телеграм.

  • Так, после любого обсуждения уже готов материал для работы и нет страха «белого листа».
  • Я не делаю такие заметки от руки, потому что потом потрачу время на расшифровку своего почерка или потеряю листочек.

Чтобы снизить тревожность, что мне нечем будет заняться, в личном Trello у меня — чердачок проектов, к которым я вернусь в свободное время.

Но последний год у меня дни заканчиваются, а дела — нет. Если я не знаю, за что браться, то медленно записываю на бумажном стикере свои дела. Даже если я внесла все задачи в рабочий Trello. Пока я вывожу их от руки, я уже знаю, с чего начну. А вычеркивать дела из такого списка — отдельное удовольствие.

Я склонна к интроверсии и счастлива в работе, поэтому у меня сильная внутренняя мотивация. Если мне нужна поддержка, то я разговариваю с коллегами и соавтором. Я уважаю этих людей, и их оценка и идеи вдохновляют меня и помогают чувствовать себя уверенно.

АЛЯ

Первое время я очень боялась работы вне офиса, боялась, что собьется режим и не представляла, как можно работать и отдыхать в одном месте. Помогает продумывать свой день (и не только работу) накануне.

Маленькие ритуалы:

  • проснулась;
  • привела в порядок себя и дом;
  • чашка кофе, любимые духи;
  • новости;
  • можно начинать работать.

Удобное и ободряющее рабочее место, на моем самое необходимое, но обычно стоит букет цветов.

Спорт. Пока закрыты спортзалы и бассейны, я пользуюсь приложениями для домашних тренировок, например, Nike Training Club.

Список дел. Помимо Trello я выписываю задачи на день карандашом на листе и расставляю приоритеты.

Звонки родным и друзьям — важная часть моей ежедневной рутины.

Команда. Чувство, что вы смотрите в одном направлении и вместе делаете что-то важное, — бесценно.

  • Найдите хорошего бухгалтера и юриста. Не пренебрегайте ими — это должны быть надежные люди, которые в нужный момент вас подстрахуют.

Предсказуемость и правильные стратегии коммуникации:

  • Наш бухгалтер знает, что я ей звоню в 11:00, много лет подряд.
  • C контрагентами я переписываюсь в комфортных им мессенджерах и временных промежутках.
  • В общем, с вами должно быть удобно работать.

Эмпатия. Старайтесь замечать в каком эмоциональном состоянии находятся окружающие, особенно если это члены вашей команды. Поддерживайте и вдохновляйте друг друга.

НАПОСЛЕДОК

Работа из дома мало чем отличается от работы в офисе, если вы умеете переключаться — это самый главный рецепт успеха.

Дома / в интернете кажется, что время как будто ничего не стоит, вы же «дома» — ничего подобного, это ложное ощущение, оно со временем уйдет.

Не теряйте связь с реальностью. Вам может казаться, что в вашем маленьком пузырике домашней работы все классно, тогда как прямо сейчас рядом с вами разоряется малый бизнес в сфере обслуживания.

  • Мысленно «выходите из пузыря» — раньше вы это делали по дороге на работу и домой, теперь это требует дополнительных усилий. Что ж, это не так сложно.
  • Поддержите вашу любимую кофейню, магазинчик, барбершоп.
  • Оставайтесь человеком. «Я совсем не вижу людей», «я зарос дома», «очень скучно» — это все мифы. Десятки миллионов людей во всём мире работают удаленно, живут полной жизнью, тщательно организуют свой быт и свой день, и все получается!

Источник: www.buro247.ru